FAQ Compliance-Ombudsmann

Warum hat der WDR einen Compliance-Ombudsmann bestellt?

Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien des WDR frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern und auch vom WDR abzuwenden. Deshalb hat der WDR einen Compliance-Ombudsmann bestellt, an den sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritte als externen und unabhängigen Ansprechpartner wenden können, wenn sie hinreichende Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften des WDR vorliegen.

Wie erteile ich einen Hinweis?

Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann mit,

passiert ist.

Relevant sind für den Compliance-Ombudsmann Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften des WDR.

Ebenfalls interessieren den Compliance-Ombudsmann, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt.

Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.

Bitte teilen Sie dem Compliance-Ombudsmann auch mit, wie dieser Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann.

Zusätzlich zur Mitteilung des Hinweises an den beauftragten Compliance-Ombudsmann haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Meldung bei einer externen Meldestelle zu machen. Die vorrangige Nutzung der Meldung an den Ombudsmann ist jedoch zu empfehlen, um den Verstoß schnell untersuchen und abstellen zu können.

Wie verhalte ich mich, wenn ich mir nicht ganz sicher bin, ob der von mir beobachtete oder vermutete Verstoß der Wahrheit entspricht?

Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die von Ihnen beobachteten oder vermuteten Verstöße der Wahrheit entsprechen, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, Es könnte sein, dass…“ Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit dem Compliance-Ombudsmann über den Fall sprechen.

Sind mit der Erteilung eines Hinweises Kosten verbunden?

Mit der Erteilung eines Hinweises sind für die hinweisgebende Person keine Kosten verbunden.

Wie wird die Identität geschützt?

Als Rechtsanwalt ist Dr. Johannes Dilling Berufsgeheimnisträger und darf eine ihm bekannte Identität einer hinweisgebenden Person nicht an Dritte weitergeben, ohne sich strafbar zu machen. Herr Dr. Dilling hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die bei ihm eingehenden Hinweise so zu schützen, dass Dritte hierauf nicht zugreifen können. Die Informationen, die Herr Dr. Dilling an den WDR weitergibt, werden dort ebenfalls vertraulich behandelt und geschützt.

Ist der Schutz der Identität absolut?

Nein, das ist er nicht.

Zum einen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz in § 9 Abs. 2 Ausnahmen von der Vertraulichkeit vor, die es beispielsweise erlauben, die Identität einer hinweisgebenden Person an eine Strafverfolgungsbehörde weiterzugeben, wenn diese dies verlangt. Auf § 9 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Zum anderen genießen nur solche Personen Vertraulichkeitsschutz, die gutgläubig sind, also nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermitteln. Von einer Gutgläubigkeit ist dann auszugehen, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgeht, dass die von ihr übermittelten Informationen der Wahrheit entsprechen. Eine hinweisgebende Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen übermittelt, muss damit rechnen, dass ihre Identität über ein Auskunftsbegehren der betroffenen Person gemäß Art. 15 Abs. 1 DS-GVO bekannt wird und die betroffene Person Schadensersatzansprüche geltend macht.

Schließlich besteht weder bei Herrn Dr. Dilling noch beim WDR Beschlagnahmeschutz, d. h. im Falle einer behördlichen Untersuchung dürfen Behörden Unterlagen beschlagnahmen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person hervorgeht.

Hinweisgebenden Personen, die befürchten, dass ihre Identität bekannt wird, wird deshalb dazu geraten, eine Meldung anonym abzugeben. Auch bei einer anonymen Meldung dürfen keine falschen Informationen übermittelt werden.

Sollten Sie sich nicht sicher sein, gilt auch an dieser Stelle: Bitte verwenden Sie Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“, „Es könnte sein, dass…“

Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?

Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Hinweisgebende Personen können zudem von dem Compliance-Ombudsmann verlangen, dass er Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an den WDR weitergibt.

Muss ich berufliche Nachteile befürchten, wenn ich einen Hinweis erteile?

Nein, gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.

Welche Position hat der Compliance-Ombudsmann?

Der Compliance-Ombudsmann ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen dem WDR und dem Compliance-Ombudsmann. Gleichwohl handelt der Compliance-Ombudsmann unparteiisch und ist nicht an Weisungen des WDR gebunden. Der Compliance-Ombudsmann ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Was passiert mit dem Hinweis?

Der Compliance-Ombudsmann gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Der Compliance-Ombudsmann bereitet den Hinweis auf und und gibt diesen vertraulich an den Compliance-Beauftragten weiter. Der Compliance-Beauftragte entscheidet, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, veranlasst er die interne Untersuchung, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Interessen der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhalten Sie eine Rückmeldung von der Compliance-Ombudsperson, ob der gemeldete Verstoß festgestellt werden konnte.