Latte Macchiato am Schreibtisch

Mann zieht sich eine Tasse Kaffee am Kaffeeautomaten im Büro

Kaffee im Betrieb

Latte Macchiato am Schreibtisch

Die Tasse Kaffee zwischendurch muss sein: 2,6 Tassen pro Tag trinken deutsche Arbeitnehmer im Schnitt. Die Ansprüche daran sind deutlich gestiegen: Kaffeevollautomaten brühen auch im Büro Cappuccino, Espresso oder Latte Macchiato. Doch dafür muss einiges beachtet werden.

Riesige Auswahl

Wer eine neue Lösung für die Kaffeeversorgung im Betrieb sucht, steht vor einem unübersichtlichen Dschungel: Filtermaschine, Kapselmaschine oder Kaffeevollautomat, in verschiedenen Größen zum kaufen oder mieten? Etliche Dienstleister (zu finden im Internet z.B. unter "Kaffee fürs Büro") bieten professionelle Kaffeemaschinen auf Miet- oder Leasing-Basis an, zu den unterschiedlichsten Konditionen: Mit Wartungsvertrag und Material-Nachschub oder ohne, zum Pauschalpreis oder je nach Zahl der getrunkenen Tassen, mit Münzeinwurf, mit Kartenzahlsystem oder frei für alle zugänglich.

Welche Variante die beste ist, lässt sich pauschal nicht sagen. Das hängt ab von der Anzahl und den Vorlieben der Kaffeetrinker im Betrieb, dem Budget und der Frage, ob sich jemand im Unternehmen selbst um die Wartung kümmern soll oder man es möglichst bequem haben möchte. Man sollte sich beraten lassen und mehrere Angebote vergleichen.

Die wichtigsten Kaffeemaschinen-Typen

Filtermaschine:

Vorteile: Sie kostet wenig, ist leicht zu bedienen und zu reinigen - und man kann Kaffee auf Vorrat kochen. Nachteile: Man kann mit ihr keine Spezialitäten zubereiten - und je nach Koch fällt der Kaffee oft unterschiedlich aus. Aber auch Filtermaschinen gibt es mittlerweile in der professionellen Variante als Leihgerät vom Anbieter, mit großen und optisch ansprechenden Pump-Thermoskannen für den Konferenztisch, dazu mit Kaffeepulver in Portionspackungen, so dass der Kaffee immer gleich schmeckt.

Kapselmaschine:

Sie bereitet Kaffee in unterschiedlichen Geschmacksrichtungen aus vorportionierten Kapseln zu. Der schmeckt in der Regel gut und auch immer genau gleich. In der Anschaffung ist die Maschine billig, im Verbrauch dagegen teuer, weil die Kapseln viel kosten. Kapselmaschinen machen daher nur in sehr kleinen Betrieben Sinn. Ein weiterer Nachteil: Durch die Aluminiumkapseln entsteht immens viel Müll.

Kaffeevollautomat:

Er hat ein integriertes Mahlwerk für ganze Bohnen und bereitet Spezialitäten wie Cappuccino oder Latte Macchiato nach dem Espresso-Verfahren zu. Vorteile: Große Auswahl an möglichen Zubereitungsarten, niedrige Verbrauchskosten, leasen oder mieten sind möglich. Nachteile: Vollautomaten sind wartungsintensiv und in der Anschaffung teuer: Geräte für den Privathaushalt gibt es zwar schon ab 300 Euro, sie sind aber nicht für den hohen Verbrauch in einem Betrieb ausgerichtet. Meist heizen sie relativ langsam auf und der Wassertank muss schon nach wenigen Tassen nachgefüllt werden. Kaffeevollautomaten für einen kleinen oder mittleren Betrieb kosten zwischen 1.000 und 2.000 Euro, für einen großen Betrieb um die 5.000 Euro.
Tipp: Für einen größeren Betrieb nehmen Sie am besten ein Modell mit "Festwasseranschluss" (so braucht man nicht von Hand Wasser nachzufüllen), und mit "Kaffeemehlauswurf". Das bedeutet, dass der Kaffeeabfall in einem großen Behälter landet, der nur selten geleert werden muss. Wichtig ist auch ein möglichst leises Mahlwerk.

Kaufen oder mieten?

Beides hat seine Berechtigung. Der Kauf einer guten Kaffeemaschine, selbst eines großen Vollautomaten, ist auf lange Sicht billiger als ein Miet- oder Leasingvertrag. Nachteil beim Kauf: Man muss sich selbst um Material-Nachschub, Wartung und Einhaltung von Sicherheitsvorschriften kümmern. Bei Mietverträgen dagegen sind Wartung und Reparaturen in der Regel mit inbegriffen. Wer will, kann sich vom Anbieter auch mit Material-Nachschub versorgen lassen. In der Regel macht ein geliehenes Gerät vom Anbieter erst ab einer Betriebsgröße von etwa 10 Mitarbeitern Sinn, weil die Anbieter für einen gewissen Umsatz kalkulieren.

Keine Knebelverträge

Wenn Sie einen Vertrag mit einem Anbieter abschließen, achten Sie darauf, dass er keine Zwangsklauseln enthält: Am besten weder eine Mindestlaufzeit, noch eine Mindestabnahmemenge oder eine Festlegung auf eine bestimmte Maschine. Denn die sollte später gegen ein neueres oder anderes Modell austauschbar sein. Bei einem Versorgungsvertrag, bei dem man mit Kaffee, Trockenmilch etc. beliefert wird, sollte man die Abnahmemenge jederzeit umstellen können. Und vor allem sollte der Vertrag kurzfristig kündbar sein.

Fiese Tricks

Neben vielen seriösen Anbietern gibt es auch einzelne schwarze Schafe, die eine Mindestlaufzeit im Kleingedruckten verstecken. Ein Trick ist zum Beispiel, eine Mindestlaufzeit nicht in Ziffern anzugeben, sondern die Zahl auszuschreiben. Also etwa: "Achtundvierzig Monate", statt "48 Monate". So wird die Zahl beim Überfliegen des Textes leicht übersehen. Eine weitere unseriöse Masche: Die Laufzeit des Vertrages übersteigt die Garantiezeit. Der Vertrag läuft also etwa über 5 Jahre, nach 2 Jahren endet aber bereits die Garantie - und die Reparaturkosten muss ab dann der Kunde tragen. Lesen Sie deshalb auch das Kleingedruckte.

Vorsicht Haftungsfalle

Während man zuhause jede beliebige Kaffeemaschine nutzen kann, muss sie im Betrieb bestimmte technische Standards erfüllen. Sonst zahlt die Versicherung nicht, falls die Maschine einen Brand auslöst. Vorgeschrieben ist die so genannte "BGV A3 Prüfung" durch einen Fachbetrieb. Diese Prüfung kann jeder Elektro-Meister durchführen, dokumentiert wird sie durch ein Siegel an der Maschine. Bei Kaffeemaschinen bis 30 kg ist sie alle 3 Jahre fällig, bei größeren Geräten jedes Jahr.
Hat man einen Wartungsvertrag bei einem professionellen Systemanbieter, dann sollte der die Prüfung im Rahmen der Wartung durchführen. Wer auf Nummer sicher gehen will, fragt noch einmal nach.

Tipps zur Hygiene

  • Einer sollte verantwortlich sein: Kaffee-Vollautomaten müssen regelmäßig gereinigt werden. Benennen Sie dafür einen fest verantwortlichen Mitarbeiter, wechselnde Zuständigkeiten funktionieren meisten nicht.
  • Besser Pulver statt Frischmilch: Heutiges professionelles Milchpulver, "topping" genannt, hat nur noch wenig gemein mit dem chemisch schmeckenden Zeug, das man früher beim Camping in den Kaffee rührte. Geschmacklich kann man es von echter Milch kaum noch unterscheiden. Dazu kommt: Milchpulver ist hygienisch viel unbedenklicher als Frischmilch. Beim Betrieb mit Frischmilch muss ein Kaffeevollautomat zwingend 2 x täglich gründlich gereinigt werden – Zeitaufwand gut eine halbe Stunde.
  • Den Milchschaum eventuell "auslagern": Wenn in einem kleinen Betrieb Cappuccino oder Latte Macchiato nur selten gewünscht werden, tut es – anstelle des in der Maschine integrierten - auch ein separater Milchaufschäumer. Vorteil: Wenn keine Milch durch den Vollautomaten läuft, muss man ihn deutlich seltener reinigen. Der Begriff "One Touch Funktion" meint einen integrierten Milchaufschäumer. Die Bezeichnung beschreibt, dass mit nur einem Tastendruck das Getränk zusammen mit dem Milchschaum hergestellt wird.

Stand: 26.01.2016, 00:00