Wie förmlich muss die Mail sein?

E-Mail-Knigge

Wie förmlich muss die Mail sein?

Von Ute Schyns

Viele Arbeitnehmer, die einen Büro-Job haben, kennen das Phänomen: Sie werden täglich mit einer Flut von E-Mails bombardiert. Weil Mailen so flott und einfach funktioniert, nehmen es einige mit der Etikette nicht so genau. Doch was im Privaten vollkommen ok ist, wirkt im beruflichen Umfeld schnell unprofessionell.

"Hallöchen"

E-Mails verleiten den Verfasser dazu, sich schnell zu locker und zu flapsig auszudrücken. Was jedoch zum Beispiel bei Anrede in Geschäftsbriefen üblich ist, gilt auch für den Schriftverkehr per E-Mail: Begrüßungsformeln wie "Moin", "Tach" oder "Hallöchen" sind im beruflichen Umfeld in der Regel höchst unpassend. Ausnahme: Es handelt sich bei den Adressaten um Kollegen, die gute Freunde sind und auch in E-Mails einen entsprechend informellen Umgang pflegen. Der Kommunikationsforscher Yann Ormanns von der Universität Göttingen rät daher: "Wer beim Formulieren einer E-Mail nach der richtigen Anrede sucht, sollte sich im Zweifel immer eine Spur höflicher und distanzierter auszudrücken. Dann ist man auf der sicheren Seite."

Doch wem ein "Sehr geehrter Herr/Frau Meier" etwa beim Mailen mit Kunden zu steif erscheint, der ist ebenfalls mit einem "Guten Tag Herr So-und-so" durchaus noch korrekt. Doch was man auch wissen muss: Bei der Anrede in E-Mails existieren keine festen Regeln. "Das hängt ein stückweit von den Gepflogenheiten im Unternehmen ab, von der Branche und wie vertraut der Absender mit dem Adressaten ist", sagt Ormanns.

Smileys und Co

Eine andere ebenfalls weit verbreitete Unsitte in beruflichen E-Mails ist zum Beispiel das Verstärken von Aussagen mit drei Ausrufezeichen – gerne noch mit einem Fragezeichen dazwischen. Genauso wenig gehören Smileys in geschäftliche Mail-Korrespondenz hinein, denn das wirkt unprofessionell. Auf Ironie und Sarkasmus sollten E-Mail-Schreiber sicherheitshalber lieber verzichten, denn das kann der Adressat schnell in den "falschen Hals" bekommen, weiß Kommunikationsforscher Yann Ormanns: "Gestik, Mimik und Betonung kann man in einer E-Mail nur sehr begrenzt transportieren. Deshalb führen zum Beispiel ironische Aussagen schnell zu Missverständnissen."

Lieber ein persönliches Gespräch

Mailschreiber, die wütend sind oder Kritik äußern wollen, sollten gut darüber nachdenken, ob eine E-Mail dafür wirklich das geeignete Medium ist. "Ein Gespräch per Telefon oder ein persönliches Treffen ist in dem Fall meist der bessere Weg", findet Ormanns. Die Faustregel lautet:

Sobald Sachverhalte komplexer werden, heikel sind oder zu Diskussionen führen, an denen mehrere Menschen beteiligt sind, ist es tendenziell immer effektiver, persönlich miteinander zu sprechen. Sonst lösen E-Mails eine Kanonade von neuen E-Mails aus. Das frisst Zeit und Energie.

E-Mails sind Zeitfresser

E-Mail-Verfasser machen sich oft nicht bewusst, dass eine Mail nicht nur für den Schreiber Arbeit bedeutet, sondern auch für die Adressaten. Ankommende E-Mails binden die Aufmerksamkeit und reißen den Leser aus seiner aktuellen Aufgabe heraus. Der Kommunikationsforscher Yann Ormanns verweist auf Studien, denen zufolge diese Ablenkung durchaus eine Minute und mehr dauern kann. "Je nach E-Mail-Aufkommen kann das zu erheblichen Zeitverlusten und Arbeitskosten führen." Daher sollten E-Mail-Schreiber mit der CC-Funktion, also der Kopie an weitere Adressaten, immer sparsam umgehen und sich vorher überlegen, für wen die Infos wirklich relevant sind. Dem Chef durchs CC und möglichst viele Adressaten versuchen zu demonstrieren, wie fleißig man ist, ist keine gute Idee.

Verlockung: E-Mail

Obwohl oft andere Kommunikationswege sinnvoller sind, ist die Verlockung, eine E-Mail zu schreiben, in der Regel groß. Dass sich Vorgänge per E-Mail schneller erledigen lassen, ist in vielen Fällen ein Trugschluss. Die Gründe fürs Mailen sind vielfältig: Vielleicht ist das Thema unangenehm – per E-Mail hat man zum Adressaten mehr Distanz, Gefühle sind nicht sichtbar. Viele fühlen sich zudem durch eine Mail-Notiz auf der sicheren Seite. Denn dann kann man immer sagen: "Das hatte ich Ihnen doch geschrieben." Eine Argumentation, die bei der täglichen E-Mail-Flut oft wenig konstruktiv ist.

Eine gute E-Mail

In einer guten E-Mail stimmen nicht nur Anrede und Ton, sondern ist auch die Rechtschreibung korrekt, denn sonst wirkt eine Mail schnell lustlos. Je kürzer und knapper sie formuliert ist, desto besser. Das Wichtigste steht immer am Anfang, der Inhalt orientiert sich an der Frage: Was muss mein Adressat wissen? In die Betreffzeile gehört ein knackiges Schlagwort, dadurch haben es die Adressaten beim Suchen im Mailarchiv leichter.

Stand: 20.01.2016, 00:00