Tipps zum Umgang mit elektronischer Post: Kampf gegen die E-Mail-Flut

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E-Mails abzuarbeiten kostet Zeit und Konzentration

150 Mails am Tag pro Mitarbeiter fallen in deutschen Unternehmen durchschnittlich an. Das jedenfalls hat eine Interview-Studie mit "200 Entscheidern auf Geschäftsführungs- und Abteilungsleiterebene" vom Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid und dem Informationsmanagement-Dienstleister Iron Mountain Anfang 2011 ergeben. Die Autoren der Studie rechnen für 2012 sogar mit einem Anstieg auf täglich 200 E-Mails. Sie abzuarbeiten kostet Zeit. Zeit, in der Arbeit und Konzentration unterbrochen werden.

Firma Henkel: Keine E-Mails zum Jahresende

Bei der Düsseldorfer Firma Henkel sollen zwischen Weihnachten und Neujahr keine Mails verschickt werden, verkündete Konzernchef Kasper Rorsted im November. "Natürlich gibt es kein E-Mail-Verbot", sagte nun ein Unternehmenssprecher WDR.de. "Wir setzen darauf, dass die Mitarbeiter verantwortungsbewusst mit dieser Anweisung umgehen und nach eigenem Ermessen entscheiden, wann eine E-Mail wirklich notwendig ist, um den Betrieb aufrecht zu erhalten." Der IT-Dienstleister Atos, der kürzlich die IT-Beratungssparte von Siemens übernommen hat, geht einen Schritt weiter: In drei Jahren sollen die Mitarbeiter sogar ganz auf die elektronische Post verzichten, wie das Unternehmen mitteilte.

Es mangelt am professionellen Umgang

Diese Ankündigung hält Martin Seibert für einen reinen Marketing-Gag. Er und seine Mitarbeiter beraten Unternehmen bei der Verbesserung von interner und externer Kommunikation. Seiberts Ziel ist dabei ausdrücklich nicht, die E-Mail abzuschaffen, sondern die Bearbeitungszeit dafür zu verringern. "Die Leute haben oft keine Ahnung von professionellem Umgang mit der E-Mail - weder Sender, noch Empfänger." Die elektronische Post sei ein sehr hilfreiches Kommunikationsmittel, werde mittlerweile aber übernutzt. Der Grund ist für Seibert klar: "Weil sie so gut verfügbar ist. An jedem Computer und unterwegs über das Smartphone."

Wirklich gut eigne sich eine Mail für Kommunikation zwischen zwei Menschen, bei der es lediglich um den schnellen Austausch von Fakten geht. Im Alltag ergeben sich stattdessen sehr oft "E-Mail-Diskussionen": eine ganze E-Mail-Kette mit dem selben Betreff, die sich die verschiedenen Adressaten der Ursprungs-Mail daraufhin geschickt haben. Damit es mit der E-Mail besser klappt, gibt der Kommunikations-Profi folgende

Tipps für effizientere E-Mails

1. Alternativen zur Mail abwägen
Der Sender sollte sich zunächst fragen, ob die E-Mail das geeignete Kommunikationsmittel für sein Anliegen ist. Geht es um die Verteilung von Aufgaben oder den Austausch von Meinungen? Dann könnte der Einsatz von Aufgaben-Management-System, Wiki oder Microblog sinnvoller sein - jedenfalls, soweit vorhanden.

2. Aussagekräftigen Betreff wählen
Kurz, prägnant, selbsterklärend sollte der Betreff einer Mail sein. So kann der Adressat selbst einstufen, wie wichtig der Inhalt der Mail ist und wann sie bearbeitet werden sollte. Mails regelmäßig als "sehr wichtig" oder mit "hoher Priorität" einzustufen, wirke dagegen, als könne man mit dem Mailprogramm nicht umgehen, so Seibert.

3. Kurz halten
Wer sich kurz fasst und knappe Antworten gibt, provoziert bei seinen Kontakten auf die Dauer ein ähnliches Verhalten. Das zeigt laut Seibert die Erfahrung.

4. E-Mail-Diskussionen vermeiden
Wenn sich entgegen der Erwartungen des Senders doch ein längerer Austausch ergibt, Diskussion abbrechen und auf ein anderes Medium oder Meeting verschieben.

5. Zeitfenster für die E-Mail-Bearbeitung einhalten
Postfach möglichst nicht morgens abarbeiten, sondern die konzentrationsstarke Zeit anders nutzen. Die Empfänger von Mails merken sich andernfalls, dass am Morgen verschickte Mails schnell bearbeitet werden; sie werden dann weitere schicken, warnt der Experte. Stattdessen über den Tag feste Zeitfenster einhalten, in denen Mails im Block abgearbeitet werden. So wird der Konzentrationsverlust gering gehalten.

6. Nach Wichtigkeit sortieren und filtern
Nach Adressbuch-Kontakten, Nicht-Kontakten, automatisierten Mails bzw. Newslettern filtern, empfiehlt Seibert. Die meisten Mailprogramme bieten Filter an, die Mails entsprechend ihrer Absender in eigene Ordner verschieben. So gehen wichtige Mails nicht im Spam unter.

7. Vorlagen nutzen
In manchen Fällen kann es sich lohnen, Vorlagen anzulegen und zu verwenden. Wenn etwa viele Anfragen mit einem ähnlichen Inhalt zu erwarten sind.

Alternative: Social Software

Alternativen zur E-Mail zu (unter)suchen ist Alexander Richters Job. "Wir haben in den letzten Jahren vor allem mit Blogs gearbeitet: Jemand aus der Firma veröffentlicht einen längeren Beitrag, andere kommentieren." Richter ist Teil der Forschungsgruppe Kooperationssysteme and der Bundeswehr Universität München, die sich mit der Entwicklung von "rechnergestützter Gruppenarbeit" beschäftigt. "Abgelöst wird die klassische Blog-Variante mittlerweile von internen Microblogging-Systemen nach dem Vorbild von Twitter und Facebook." Nachrichten unterliegen dabei einer Zeichenbegrenzung und Informationen werden gezwungenermaßen pointiert formuliert.

"Es zeigt sich, dass über die Blog-Systeme sehr zweckorientiert kommuniziert wird: kurze Fragen, kurze Antworten", so Richter. Abonnements und Feeds, automatisierte Benachrichtigungen zu bestimmten Themen, wirkten dabei auch einem Informationsüberfluss entgegen. Ein Beispiel für ein solches Angebot ist yammr.com. Richter: "Über 100.000 Unternehmen weltweit nutzen den Microblogging-Dienst für ihre interne Kommunikation." Einen Nachteil sähen manche Unternehmen allerdings darin, dass der Dienst in den USA gehostet wird: Inhalte liegen somit nicht auf lokalen, sondern auf amerikanischen Servern - ein potenzielles Sicherheitsrisiko für Firmeninterna.

Vorteil "threaded Communication"

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Ist die technische Hürde überwunden, vereinfacht ein Wiki den Büroalltag

Blogs und Wikis, Systeme also, in denen Inhalte von vielen Usern verfasst und verwaltet werden können, bringen einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Mail: die themenbezogene Kommunikation oder "threaded Communication". An einem zentralen Ort im System wird über einen Beitrag eine Diskussion über ein Thema eröffnet. Post und Kommentare, Fragen und Antworten werden gruppiert und sind an einem Ort abrufbar. User können sich so jederzeit beteiligen oder nur informieren - zeitunabhängig.

Nicht jeder Mitarbeiter, der nun an einem Wiki mitarbeiten soll, sieht nur die Vorteile. "Einen Beitrag in einem Wiki anzulegen, dauert länger als eine Mail zu schreiben", sagt Berater Martin Seibert. "Wenn die anfängliche Hürde aber überwunden ist, wird die Kommunikation sehr viel einfacher und übersichtlicher."