Service Computer - E-Mail-Ordnung

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Sie haben Post, sehr viel Post!

Service Computer - E-Mail-Ordnung

Von Michael Stein

Immer mehr Korrespondenz wird heute per E-Mail abgewickelt. Wie sollte man seine E-Mails bearbeiten? Wie bringt man Ordnung in sein "Mail-Chaos"? Und: Wie kann man seine E-Mails automatisch in Ordner einsortieren lassen?

Eine E-Mail wird auf einem Computer geschrieben und wandert von dort zu einem Computer im Internet, dem so genannten "Postausgangs-Server". Dieser Computer schickt die Mail ab und sie flitzt auf ihrem Weg über viele weitere Server im Netz. Schließlich kommt sie beim Posteingangs-Server des Empfängers an. Von dort holt sie der Empfänger mit seinem Computer ab und liest sie. Eine E-Mail ist wie eine Postkarte: Auf ihrem Weg vom Computer des Absenders zu dem des Empfängers kann jeder, der Zugriff auf die jeweiligen Server hat, ihren Inhalt lesen.

Im Browser oder mit E-Mail-Programm

E-Mail kann man auf zwei Arten versenden und empfangen: Bei der ersten Möglichkeit ("Webmail") erledigt man seine Korrespondenz mit seinem Internet-Browser. Die verschickten und ankommenden E-Mails bleiben dabei auf dem Server des E-Mail-Dienst-Anbieters – mit dem Browser-Programm schaut man dort gewissermaßen hinein. Nachteile: Wenn keine Internet-Verbindung da ist, kann man auch auf ältere E-Mails nicht zugreifen. Und: Man muss sich jedes Mal einloggen, bevor man E-Mails lesen und empfangen kann. Bei der zweiten Möglichkeit nutzt man ein E-Mail-Programm wie "Outlook" (Windows) oder "Mail" (Windows 10, Mac OS X). Die Programme können so eingestellt werden, dass alle E-Mails lokal auf dem eigenen Computer liegen. Auch ohne Internet-Verbindung hat man so ständig Zugriff.

Ordnung mit Ordnern

Wer ein wenig System in seine E-Mails bringen will, der sollte sich in seinem E-Mail-Programm oder innerhalb des Webmail-Dienstes thematische Ordner anlegen. Beispiele sind "Privat", "Verein", "Online-Shopping". Wer dann ankommende E-Mails sofort von Hand in die Ordner verschiebt, behält den Überblick. Webmail-Dienste und E-Mail-Programme haben aber immer auch die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu sortieren. Das macht man mit "Filtern" oder "Regeln". "Wenn ein E-Mail-Betreff den Begriff 'Newsletter' enthält, dann sortiere die E-Mail in den Ordner 'Newsletter'" wäre eine solche Regel. Voraussetzung ist hier natürlich, dass man vorher den entsprechenden Ordner angelegt hat. Solche Regeln lassen sich auch für einzelne Absender oder Schlüsselwörter im Text der E-Mail definieren. Die Ordner sollte man regelmäßig entleeren. Auch möglich: Das E-Mai-Programm "Unibox" sortiert E-Mails sofort nach Personen und nicht nach Datum. So findet man noch schneller, was man sucht.

E-Mail-Netikette

Eine E-Mail ist keine SMS, es ist eher ein Brief. Eine Anrede ("Liebe …", "Sehr geehrter Herr …") ist also sinnvoll. Ohne Anrede wirkt eine E-Mail unpersönlich, unfreundlich und im geschäftlichen Bereich unprofessionell. Ausnahme: Innerhalb einer Konversation, in der die E-Mails hin und her gehen, kann man unter Umständen darauf verzichten. Unschön ist es, wenn eine E-Mail nur aus einer langen Zeile besteht, in der einfach alles hintereinander geschrieben wurde. Ein wenig Formatierung (z. B. Leerzeile nach der Anrede, Absätze bei längeren Textpassagen) macht eine E-Mail deutlich besser lesbar. Auch eine Grußformel am Schluss ("Viele Grüße", "Mit freundlichen Grüßen") gehört in eine E-Mail.

E-Mail mit Absender

Eine solche Grußformel kann man auch in die so genannte "Signatur" aufnehmen. Dabei handelt es sich um einen Block, der unter jede ausgehende E-Mail gesetzt wird. Einen Gruß, den eigenen Namen, evtl. Adresse und Telefonnummer kann man hier einbauen. Diese Signaturen – fast immer kann man mehrere haben und gezielt die richtige auswählen – muss man nur ein Mal anlegen. Bei der Gestaltung sollte man nicht zu üppig werden, damit die Signatur nicht länger als der eigentliche E-Mail-Text wird. Übrigens bieten auch Smartphones und Tablets die Möglichkeit, Signaturen anzulegen. So verschwinden dann auch die unsäglichen "Von meinem iPhone gesendet"-Hinweise. Wer will, kann stattdessen "Mobil gesendet" in die Signatur einbauen. So wird dem Empfänger klar, warum die E-Mail knapp ist und vielleicht Tippfehler enthält.

Redaktion:
Joachim Hecker

Stand: 10.02.2016, 15:05

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